Ser parte del evento más importante en el mundo sobre gestión de departamentos legales es una oportunidad única, y ha sido especialmente gratificante observar como aquellos conceptos, prácticas, técnicas y métodos que hemos cultivado en Alster, con y para gerencias legales de Latinoamérica, cobran vida en sesiones de trabajo y charlas en las que se confirma la necesidad, relevancia y utilidad que tiene el profesionalizar una fiscalía o gerencia legal.

Al conocer las tecnologías de punta para la gestión de asuntos legales en departamentos legales de empresas, no importando su tamaño, solo se confirma que el propósito de transformar la práctica del derecho y la forma como se proveen los servicios legales en Latinoamérica, es el camino correcto.

Los principales focos de la convención de CLOC este año estuvieron dados por 3 grandes lineamientos: (a) Procesos, (b) Tecnología y (c) Transformación.

El rol que CLOC ha desarrollado a nivel global al promover modelos de madurez para la gestión de departamentos legales es notable. Más, la posibilidad de visualizar como los 3 pilares pueden tener aplicaciones prácticas en gerencias legales es sorprendente.

Los procesos alimentan la tecnología y la última transforma la manera en cómo se solucionan las necesidades legales de las empresas.

Ahorro de costos en abogados externos, presupuestos con grados de desviación controlados y previsibles, clientes internos satisfechos, y la contribución al desarrollo de ventajas competitivas sostenibles y basadas en datos e información, son externalidades positivas y directamente correlacionadas con la aplicación de aquellas prácticas que CLOC promueve, y que en Alster hemos introducido en nuestros proceso de consultoría y externalización de tareas.

Como me comentara durante la convención en Las Vegas, quien lidera una de las empresas de servicios de outsourcing y tecnologías para departamentos legales más importantes del mundo, son aún pocos los gerentes legales que en segundos pueden responder al directorio o gerentes la cantidad de asuntos bajo su gestión, tales como la tasa de ocupación de sus abogados internos o el riesgo legal que enfrenta la empresa por los contratos que firma todos los días, entre muchos otros, y aún menos, los que pueden informar el número exacto y anticipado de gasto en abogados externos del día, mes o año.

Esta es una realidad frecuente que por medio de soluciones como las que dicha empresa presta y que Alster ha desarrollado para empresas en Latinoamérica se logra solucionar.

¿Qué pasaría si a las personas del área comercial o ventas de una empresa, el gerente general les preguntara cuál es la velocidad de venta, el pipeline de ventas, la cantidad de leads generados, la tasa de conversión de sus ventas, etc y ellos no fueran capaces de responder en cosa de segundos? Probablemente esas personas no permanecerían en sus empresas durante mucho tiempo.

Entonces, ¿por qué los datos relevantes de una gestión legal eficiente deben excluirse de aquel nivel de exigencia y requerimiento? ¿Acaso por el hecho de haber abogados en esa área puede darse el lujo de ser una caja negra? ¿El hecho de ser liderada por abogados las exime de reportes, datos y soporte a la toma de decisiones?

Definitivamente las empresas modernas no pueden darse ese lujo, todos deben contribuir a enfrentar el entorno competitivo y las gerencias legales no pueden restarse de ese objetivo.

En una gerencia legal moderna es impensable carecer, por ejemplo, de tecnologías de apoyo, asignación de trabajos, seguimiento y administración de materias, y menos aún de herramientas de gestión de documentos y contratos que no sean capaces de extraer datos e información de forma inmediata.

Tampoco es sostenible y escalable el administrar lindos informes en word enviados por abogados externos con una prosa indescifrable de los que no se pueda extraer datos históricos, indicadores de eficiencia y niveles de cumplimiento de acuerdos de nivel de servicios. Las áreas legales de hoy deben contribuir a la acumulación de datos relevantes que permitan a la empresa gestionar el conocimiento y su know how del negocio.

Según informes preparados por HBR Consulting, tan solo una mejor asignación de recursos y la ejecución de procesos de licitaciones de servicios legales externos pueden lograr reducciones de 30% en gastos legales en la gran mayoría de las empresas.

Por su parte, la identificación en una gerencia legal de aquellas tareas que pueden ser ejecutadas por personas que no son abogados puede permitir eficiencias de presupuesto superiores a 20% en muchas empresas.

La introducción de tecnologías puede también lograr eficiencias que pueden ser cuantificadas. Un caso interesante es la introducción de chatbots utilizados por la gerencia legal de WestPac para su área de marketing, en donde, por medio de auto consultas, liberaron más de 20% del tiempo que los abogados destinaban a responder preguntas frecuentes.

Lo mejor, esto no está reservado solo para grandes empresas, en Alster hemos diseñado una propuesta de valor orientada a contribuir con dichas eficiencias por medio de externalización de procesos, fuerza de trabajo flexible y con una amplia gama de tecnologías seleccionadas globalmente para hacer más eficientes los procesos.

Los invito a contactarnos y conocer más sobre nuestras soluciones para departamentos legales de empresas.

Andrés Jara, CEO Alster Legal

 

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