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Aplicación de herramientas tecnológicas simples en Gerencias Legales

 

Este martes 13 de Noviembre se llevó a cabo la última sesión del Legal Forum, espacio que busca generar conversaciones respecto a los desafíos de gestión de los departamentos legales. En esta oportunidad se abordó el caso práctico de digitalización de áreas legales, en colaboración con Microsoft Chile.

La exposición estuvo a cargo de Sebastián Palacios y Pablo Elgueta, ambos miembros del Corporate External and Legal Affairs (CELA) de Microsoft Chile, quienes transmitieron su experiencia en procesos de transformación digital.

Sebastián Palacios dio inicio a la exposición señalando que las gerencias legales no han quedado fuera de la cuarta revolución industrial que ha irrumpido en todas las industrias, y que va más allá de la firma electrónica, exigiendo también automatizar los procesos de contratación y hacerlos más fluidos.

Señaló, que teniendo en cuenta que a una gerencia legal se le exige hacer más con menos y en el menor tiempo posible, la adopción de nuevas tecnologías basadas en el machine learning e inteligencia artificial, permiten optimizar recursos, internalizando mucho trabajo que antes se derivaba a abogados externos, cuidando los presupuestos de manera más eficiente e inclusive permitiendo atender requerimientos sin intervención de abogados.

Agregó que, asimismo, facilita el trabajo colaborativo, remoto y multigeneracional, utilizando herramientas en que todos los miembros de un equipo, incluyendo a clientes internos, pueden aportar e intercambiar ideas, modificar documentos y comunicarse entre sí, liberando recursos para asuntos de mayor especialización o que requieran de una asesoría legal estratégica.

Concluyó, que es indispensable dominar lo digital, tener una forma directa de comunicarnos con nuestros clientes internos y con nuestro equipo, y herramientas que nos permitan manejar riesgos legales y de seguridad porque manejamos la información más confidencial de una empresa.

Por su parte, Pablo Elgueta hizo una demostración de las herramientas tecnológicas utilizadas por la gerencia legal de Microsoft. Así pudimos conocer:

  • Share Point: para generación de sitios del tipo intranet, que permiten trabajar colaborativamente entre áreas incluso en distintas partes del mundo. Facilita la disponibilización de materiales tipo templates, consultas recurrentes, compartir material de capacitación, e inducción y otros. También es útil para generación de contratos y como herramienta self service.
  • OneNote: Cuaderno digital, que se utiliza para crear un repositorio con la información ordenada por pestañas. Se utiliza para compartir estructuras de documentos, cláusulas tipo, información relevante, etc.
  • Forms + Power Bi: Se pueden generar formularios para proveedores externos y hacer resúmenes mediante Power Bi, para tener información para la toma de decisiones o control presupuestario.
  • Flow: plataforma que se conecta con todo el ecosistema interno y con empresas externas como Google, Slack o Twitter. Crea flujos de trabajo automatizados entre aplicaciones como Slack, Twitter o Gmail para obtener notificaciones, sincronizar archivos y recopilar datos.
  • Teams, herramienta de colaboración y comunicación, funciona como Skype y Slack en conjunto.
  • Chatbot: Responde preguntas legales. Para atender a requerimientos legales de consultas más recurrentes de clientes internos.

Todas estas herramientas están disponibles con Office 365, que en general ya se tiene contratado como empresa, por lo que la incorporación o uso es de muy fácil acceso e implementación, incluso para usuarios que no lo han utilizado antes. Inclusive muchas de las aplicaciones citadas anteriormente fueron generadas por los abogados miembros de CELA.

Finalmente, Andrés Jara, CEO de Alster Legal, cerró la sesión concluyendo que la tecnología se ha ido tomando el mundo legal. Señaló que podemos encontrar herramientas tecnológicas que nos ayudan a hacer mejor nuestro trabajo, las que reemplazan las funciones que estamos acostumbrados a hacer, y finalmente, otras que cumplen ambas funciones, entregándonos información que nos permite tomar mejores decisiones y que a la vez, a través de machine learning, reemplazan algunas actividades más rutinarias de los abogados.

Jimena Altuzarra, Coordinadora de Comunicaciones, Alster Legal.

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