Legal Project Management y AFAs como herramientas para aumentar la eficiencia de las gerencias legales

Gerencias Legales

En el capítulo sobre Eficiencia Operacional del 3° Legal Forum / Gerencias Legales organizado por ALSTER y su consultora en administración de departamentos legales WISSEN Legal Management Consulting y efectuado el pasado 21 de junio tuvimos la posibilidad de compartir con gerentes legales y fiscales de grandes empresas. En esta ocasión se dio a conocer cómo el Legal Project Management – LPM y los Alternative Fee Arrangements (AFAs) constituyen herramientas que permiten aumentar la eficiencia y efectividad de áreas legales. Las exposiciones estuvieron a cargo de Adolfo Silva, Académico PUCV y Rafael Mery, consultor en WISSEN y académico UDP.

El Legal Project Management o LPM es una metodología que integra técnicas de la administración y la ingeniería, adaptadas al entorno legal, permitiendo un trabajo eficiente junto con un control exhaustivo respecto del alcance, tiempo y costos de cada proyecto, manteniendo visualización desde un inicio hasta su término. LPM no trata acerca del ejercicio del derecho ya que es un método o enfoque que en rigor lo que permite es mejorar la práctica legal.

Su principal beneficio reside en controlar los avances de cada asunto, pudiendo tener certeza en cuanto a tiempo y costo de ejecución, así como la definición de responsabilidades de las partes que intervienen en tal proyecto. Esto coincide con la necesidad de las áreas legales de obtener información oportuna para la toma de decisiones y evitar pérdidas de tiempo y sobrefacturación asociada a reportería.

Un contexto mucho más globalizado, que exige estructuras de costos más livianas, complementado con un entorno competitivo y normativo cada vez más difícil de interpretar, hacen que gerentes legales deban adoptar un rol coordinador y administrador donde donde el uso de herramientas de la administración para coordinar y controlar globalmente los proyectos permite liberar el tiempo necesario para cumplir con el rol de soporte al negocio.

Por su parte, los Alternative Fee Arrangements – AFAs, son acuerdos de facturación entre empresas y abogados externos en modalidades distintas a la facturación por hora. Es una propuesta que tiene como centro al cliente. Se basa en dos pilares: (i) compartir el riesgo; y (ii) agregar/entregar valor. El principal incentivo a que estos mecanismos se incorporen al mercado radica en la necesidad de tener certeza y certidumbre en el presupuesto.

La modalidad más utilizada es la tarifa fija; otras opciones son: Success fee, task or unit-based Billing, Percentage fee, Retrospective Fee Based on Value, Statutory or Other Scheduled Fee Systems, Blended Hourly Rate, Fee Collars, Fixed Fee Plus Hourly, Fixed Fee Plus Success Fee y Hourly Rate Plus Contingency.

Entre los beneficios de negociar AFAs se destacan la predictibilidad, el ahorro y la diversificación del riesgo, así como la reducción de costos y aumento de eficiencia.

La experiencia de quienes nos acompañaron en esta ocasión indica que en general sus abogados externos se han acercado a renegociar los acuerdos comerciales, ofreciendo tarifas más bajas. Sin embargo, manifiestan que existe asimetría de información y poca transparencia en el mercado legal en cuanto a tarifas comparables, por lo que se observan incluso en algunos casos diferencias de 70% entre firmas de abogados similares y por el mismo servicio. Esto lleva a que los líderes de las áreas legales no queden en general satisfechos con las negociaciones.

El mayor problema para avanzar hacia estos modelos reside en la estructura de costos de las firmas, porque implica una reingeniería y cambio en el modelo de negocio y operación, así como inversión en tecnología. En Chile y en el mundo, los clientes – gerencias legales – han tomado la iniciativa de solicitar servicios apalancados en gestión de proyectos y tarifas distintos a la hora, pues no han sido las firmas de abogados las que hayan tomado proactivamente tal camino. Las gerencias legales están llamadas a sofisticar sus procesos de compras y a obtener y percibir valor en el servicio.

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